Medical Office® - Organisation

Die optimale Lösung für das Terminmanagement und Pünktlichkeit ist eine Referenz an ein wertvolles Gut – unsere Zeit!

  • Frei definierbare Terminzonen nach Arzt, Untersuchungsart oder Behandlungsraum
  • Anzeige von Tages- und Wochenplänen
  • Schnelles Anlegen von Urlaubszeiten und geblockten Praxiszeiten
  • Manuelle Suche von freien Terminen in farblich vordefinierten Behandlungsarten
  • Automatische Suche nach freien Terminen über regelwerksdefinierte Suchkriterien,
    z.B. freie Raum- und Arztkapazitäten, Folgetermine am selben Tag uvm.
  • Schnelle Suche von vergebenen Patiententerminen und direkter Wechsel in die Krankenakte des Patienten
  • Einfache Vergabe von Serienterminen
  • Userabhängige Zugriffberechtigungen auf die Terminzonen und den darin enthaltenen Freigaben (Termine verschieben, löschen, bearbeiten uvm.)
  • Anzeige der Termine in einer Tagesliste mit Ankunftszeit, aktueller Wartezeit und der Behandlungszeit von Patienten.
  • TODOO Listen-Verwaltung für die Abarbeitung noch zu erledigender Arbeiten
  • Anbindung von verschiedenen Online-Terminplanern möglich


Ein wichtiges Problemfeld in der Praxis ist das Zeitmanagement

Um das hohe Patientenaufkommen in einer Praxis bewältigen zu können ist eine perfekte Organisation notwendig. Überfüllte Wartezimmer, ungehaltene Patienten und hektische Mitarbeiter sind oft Folgen einer schlechten oder gar keiner Terminplanung. MEDICAL OFFICE® Organisation unterstützt Sie mit einer durchstrukturierten Terminvergabe, einer TODOO-Funktion und einem Recall-System. Für einen geordneten Ablauf werden Planungen und Terminierungen benötigt, die in Abhängigkeit von der Art der geplanten Leistungen, den zeitlichen, personellen, räumlichen und apparativen Bedarf ebenso berücksichtigen wie die Erfordernisse und Wünsche der Patienten. MEDICAL OFFICE® Organisation kennt Arbeitszeiten, Raumauslastungen, Ärztekapazitäten, Urlaubspläne, regionale Feiertage und Zeitintervalle für unterschiedliche Untersuchungsarten.


Schnelle Terminvergabe durch intelligentes Regelwerk

Das Anlegen neuer Patiententermine erfolgt durch eine manuelle Eingabe oder aber durch ein intelligent angelegtes Regelwerksystem. So kann man auf einzelnen Schaltern ganz bestimmte Terminarten, Terminlängen und Behandlungsräume mit Untersuchungsgeräten festlegen und so per Knopfdruck den nächstmöglichen passenden Termin anzeigen lassen. Freie Arztkapazitäten, zur Verfügung stehende Mitarbeiter, freie Räume und Gerätschaften werden in den Terminabfragen so miteinander verknüpft, dass die Terminvergabe in der Praxis fehlerfrei und auf einfachstem Wege für das Praxispersonal durchführbar ist. Komplexe manuelle Suchen in mehreren Terminzonen sind somit komplett überfällig.


Zyklische Terminvergabe für Urlaubs- Behandlungs- und Reservezeiten

Eine perfekte Organisation beginnt bereits mit der Einrichtung des Terminplaners. Durch das Anlegen zyklischer Termine können auf sehr einfachem Wege Urlaubs- Behandlungs- und Reservezeiten für einzelne oder alle erstellten Terminzone gesperrt, informativ angezeigt, gepuffert oder als reserviert hinterlegt werden. Mit dieser Funktion können z.B. Schichtzeiten der Ärzte sehr gut dargestellt werden. Gerade Wochen, ungerade Wochen oder auch einzelne darin enthaltenen Wochentage können so für wechselnde Arbeitszeiten selektiert und innerhalb eines bestimmten Datumbereichs eingepflegt werden. Auch Pufferzeiten für variable Zeitfenster können so datumsbezogen innerhalb der Terminzonen vorgehalten werden.


Übersichtliche Anzeige durch Spaltenansicht

Die Hauptansicht der MEDICAL OFFICE® Organisation bietet einen übersichtlichen Terminplaner mit Tages-, Wochen- oder Monatsansichten inklusive einer Kalenderfunktion. Terminzonen können in einzelne Ansichtsschablone eingefügt werden, damit Alle oder nur bestimmte Terminspalten auf einen Blick ersichtlich sind. Bei Nachfragen von Patienten zu bereits erfassten Terminen hilft unsere integrierte Patientensuche, damit Sie auch bei einem gut gefüllten Terminplan immer den Überblick zu behalten. Bei neuen Patienten, die bisher noch nicht in Ihrer Datenbank geführt sind, kann direkt aus dem Terminplaner heraus, über die Schnellanlage, der Patient erfasst werden. Dadurch ist eine Terminverknüpfung zur Patientendatenbank gewährleistet.


Besserer Praxisworkflow durch integrierte Tagesliste

In der integrierten „Tagesliste“ finden Sie alle wichtigen, Patientenbezogenen Termininformationen. Wann ist der Behandlungsbeginn, zu welcher Zeit ist der Patient eingetroffen und wie lange wartet dieser bereits seit seiner Ankunft. Über eine Filtereinstellung ist auf einen Blick erkennbar, welche Patienten ohne Termin gekommen sind, ob es sich um Notfälle handelt oder ob ein Patient seinen Termin nicht wahrgenommen hat. Weiterhin ist ersichtlich, ob der angekommene Patient noch im Wartezimmer sitzt, in Bearbeitung ist oder die Untersuchung bereits abgeschlossen wurde. Durch diese Informationen erhalten Sie einen übersichtlichen Praxisworkflow und können - ohne zusätzliche Rückfragen - das aktuelle Patientenaufkommen und die Wartezeit Ihrer Patienten kontrollieren. Der Aufruf der Patientenakte erfolgt direkt aus der Tagesliste.


TODOO Listen

Damit keine Aufgaben mehr vergessen und diese auch den richtigen Personen zugeordnet werden können, bietet das MEDICAL OFFICE® - Organisationsmodul auch die Funktion einer TODOO-Liste an. Über erstellte Aufträge können offene Arbeitsschritte (z.B. Brief schreiben, Brief korrigieren, Brief versenden…) in eine TODOO Zone gesetzt werden, zu welcher nur der User Zugriff hat, der dazu berechtigt wurde. Über diese Funktion kann der jeweilige Mitarbeiter gut erkennen, welche Aufgaben noch zu erledigen sind und für den Arzt ist es besser erkennbar, ob dies auch zeitnah durchgeführt wird, oder ein Nachfassen notwendig ist. Per Tastendruck wird aus der TODOO Liste heraus die Krankenakte des Patienten aufgerufen und die Bearbeitung sofort durchgeführt werden.


Patienten Recall

Damit Nachsorgetermine nicht vergessen werden oder der Patient selbst an ausstehende Termine erinnert wird, bietet MEDICAL OFFICE® ein umfangreiches Recall System, welches fest mit dem Organisationsmodul verankert ist. Eingeschriebene Patienten, die sich bereit erklärt haben am Recall-System teilzunehmen, erhalten eine Erinnerung wahlweise per Telefon, Faxnachricht, SMS, Email oder über eine Serienbrieffunktion.

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